Prise en main

Le logiciel Diacamma Syndic comprend un grand nombre de paramétrages et peut paraître difficile à configurer pour couvrir les besoins de votre structure.

Nous vous proposons ce guide pour vous aider à franchir cette première étape dans l’utilisation de cet outil.

Suivez pas à pas les différents phases de réglage. Dans chaque étape, nous ne détaillons pas les fonctionnalités. Nous vous invitons également à vous référer au reste du manuel utilisateur pour cela.

Il peut être intéressant de réaliser des sauvegardes au cours de cette procédure. Cela vous permettra, si vous faites une erreur, de revenir à une étape précédente sans tout recommencer (installation comprise).

Vérifiez la mise à jour de votre logiciel

Commencez par vérifier que votre logiciel est à jour. En effet, nous diffusons régulièrement des correctifs qui ne sont pas toujours inclus dans les installateurs.

Présentation de votre copropriété

Menu General/Nos coordonnées

Dans cet écran, vous pouvez décrire les coordonnées de votre structure. De nombreuses fonctionnalités utilisent ces informations en particulier pour les impressions.

Création de votre premier exercice comptable

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable - onglet « Configuration comptable »

Ouvrez votre premier exercice comptable et rendez-le actif. Vous devrez aussi créer le plan comptable de cet exercice pour avoir une comptabilité pleinement opérationnelle.

Réglage de votre copropriété

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration de copropriété

Vérifiez que ces paramètres correspondent à votre utilisation.

Définition des catégories de charges, des lots et des tantièmes

Menu Copropriété/Les propriétaires et les lots

Menu Copropriété/Les catégories de charges

Déclarez vos copropriétaires ainsi que les lots de votre copropriété. Ajoutez vos catégories de charges et définissez pour chacune les quote-parts ou les lots associés.

Mise à jour comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Écritures comptables

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Modèles d’écriture

Si vous mettez en place Diacamma Syndic en cours d’exercice comptable, vous devrez dans un premier temps saisir les à-nouveaux et le report à nouveau (ASL) de l’exercice précédent ainsi que saisir les écritures du début d’année.

Pour vous aidez dans la saisie de votre comptabilité, nous vous conseillons d’utiliser les modèles d’écriture. Enregistrez en tant que modèles les écritures récurrentes que vous passez plusieurs fois au cours d’une année. Ainsi vous pouvez rapidement compléter votre comptabilité en quelques clics.

Le courriel

Menu Administration/Modules (conf.)/Paramètrages de courriel

Définissez vos réglages pour votre courriel. Le serveur smpt permettra à Diacamma Syndic d’envoyer un certain nombre de messages : documents en PDF, mot de passe de connexion, …

Vous pouvez préciser comment réagissent les liens “écrire à tous” avec votre logiciel de messagerie.

Les responsables

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration des contacts

Menu Bureautique/Adresses et contacts/Personnes…

Menu Général/Nos coordonnées

Dans la fenêtre de vos coordonnées, vous pouvez associer les personnes responsables de votre syndic et de votre syndicat de copropriétaires. Utilisez l’outil de recherche et assignez-leur une fonction. Vous pouvez également rajouter des fonctions propres à votre structure.

Menu Administration/Modules (conf.)/Les groupes

Menu Administration/Modules (conf.)/Utilisateurs du logiciel/Nos coordonnées*

Privilégiez une utilisation du logiciel avec un alias et un mot de passe propres à chaque utilisateur. Associez-leur également les droits correspondant à leurs fonctions au sein de votre structure. Enfin, évitez autant que possible l’utilisation de l’alias “admin” qui doit être réservé pour des actions de configuration et de maintenance.

La gestions documentaire

Menu Administration/Modules (conf.)/Dossier

Menu Bureautique/Gestion de fichiers et de documents/Documents

Définissez vos différents dossiers dans lesquels seront enregistrés vos documents à classer et/ou à partager et/ou à imprimer.

Après avoir parcouru ces points, votre logiciel Diacamma Syndic est pleinement opérationnel. N’hésistez pas à consulter le forum: de nombreuses astuces peuvent vous aider à utiliser au mieux votre logiciel.